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購買取引に関する内部統制~リスクと不正の防止|中堅・中小企業におけるポイント

公認会計士・税理士 森 智幸

KEY POINTS

  • 購買取引においては、水増し請求、架空取引、横流しのリスクがある。
  • 発注依頼者と発注担当者は別の人とし、発注依頼者と取引先との癒着を防止する必要がある。
  • 納品時の検収担当者は発注依頼者とは別の人とする必要がある。
  • システム発注や外部委託サービスでは、水増し請求の防止手段として、取引先から定期的に作業時間や作業内容の進捗報告を行っていただき、予算と実績を比較して予算消化率を算出するという方法もある。
  • 発注依頼者と支払い担当者は別の人にする必要がある。
  • 購買に関する不正は再発することが多いため、会社のトップは絶対に不正を発生させないという強い意思と強力な内部統制を構築・運用する必要がある。

1.はじめに

 購買においては、水増し請求、架空取引、横流しなどの不正のリスクがある取引です。

 今回は、購買取引における不正を防止するための内部統制について記載いたします。

 なお、本稿は私見であることにご留意ください。

 

2.よくある不正事例

 購買取引では、架空取引、水増し請求、資産の横流しのリスクがあります。

 これらは、いずれも会社のお金を役員や従業員が懐に入れる行為であり、会社の金銭の着服・横領です。

 以下は過去の事例です。 

  • 社員がネット予約システムの保守の発注を受けたとき、業務を別の業者に外注したようにみせかけ、会社が支払った代金を還流させて着服していた。 
  • 嘱託社員がシステム開発において、取引先との業務委託契約で作業人員を水増しするなどして会社に必要な金額を超える支出をさせた。 
  • 3年間にわたり、下請会社に対して加工代金を水増し請求させ、さらに自分の口座に振り込ませるなどした。
  • 工事費用を下請け会社と共謀して水増し請求させ、水増し分の金額の一部を自分に還流させた。

3.購買の不正に関する内部統制の不備の典型例

(1)発注依頼者と発注担当者が同じ人である

 取引先に発注を依頼し契約するとき、発注者依頼者と発注担当者が同じ人だと、取引先と癒着するリスクがあります。

 過去の不正事例では、発注依頼者と発注担当者が同じ人であったと推測される事例が見られます。このような場合、取引先と共謀して、必要以上の金額を会社に支払わせるということも可能となってしまいます。

 

 例えば、本来は1個100円の商品を100個購入する取引を、取引先と共謀して、1個120円で取引先から請求してもらうようにしてもらうようなケースです。このような請求が行われると、会社はそれに従って、120円✕100個=12,000円を支払ってしまいます。

 しかし、本来は100円✕100個=10,000円ですから、取引先は2,000円多くもらうことになります。この2,000円について、例えば、このうち1,000円を発注依頼者に口座に振り込むといったようにすれば、発注依頼者は会社のお金を懐に入れることができてしまいます。

 

(2)発注依頼者と検収担当者が同じ人である

 発注依頼者と検収担当者が同じ人だと、商品の横流しのリスクがあります。発注依頼した数と納品された数を操作できてしまうからです。そのため、例えば、実際には100個納品された商品のうち10個を横流ししても、発注依頼した数と検収した数を90個としてしまえば、発覚しにくくなります。

 

4.構築すべき購買に関する内部統制

(1)発注依頼者と発注担当者を別の人にする

 水増し請求や架空取引を防止するためには、発注依頼者と発注担当者を分離することが有効です。

 

 発注担当者を間に入れれば、そこで牽制が入るので、水増し請求や架空取引を防止できる可能性が高まります。

 また、発注担当部署で相見積もりを行うことで、コスト削減にも役立ちます。

 

 中堅・中小企業では、人員に制約がある会社もあり、発注担当部署まで設けられない場合もあるかと思いますが、ポイントは発注依頼者と取引先の癒着を防止する点にあります。

 したがって、営業担当者などの発注依頼者が単独で取引先と取引内容を決定するのではなく、必ず発注依頼者以外の発注担当者が相見積もりなどを行い、発注を行うようにする必要があります。

 例えば、毎月、取締役会を行っている会社であれば、その取締役会の場で購入先を選定し、その後、経理部が発注を行うという方法も考えられます。

 

 また、営業担当者は定期的に異動させることも取引先との癒着防止として有効な手段です。

  

(2)納品時の検収担当者と発注依頼者は別の人にする

 商品等の横流しや架空取引の防止のためには、検収担当者と発注依頼者を別の人にする必要があります。

 

 中堅・中小企業では人員に制約がある会社もあり、検収部門を設けることができないというケースもあるかと思います。その場合は、例えば、総務部が発注書(注文書)と実際に納品された商品等の品目、数を照合するという方法も考えられます。

 

(3)取引先に対して進捗報告を行っていただく

 システムの発注や業務委託といったサービスの場合は、商品と異なり、無形のものとなります。そのため、目に見えないことから、水増し請求や架空取引が行われても、見つけることが難しいものとなります。

 

 この場合の対策としては、例えば、発注した取引先に対して、毎週、作業にかかった時間や作業内容を報告してもらうという方法が考えられます。

 また、予算に対して、現時点で発生した時間と各従業員の単価を乗じた実際発生額とを比較して予算消化率を毎週把握するという方法も考えられます。

 

(4)発注依頼者と支払い担当者は別の人にする

 発注依頼者が支払いも行ってしまうと、水増し請求や架空取引が行われても簡単に会社のお金が外部に流出してしまいます。したがって、発注依頼者と支払い担当者は別の人にする必要があります。

 

 ただし、中堅・中小企業の場合、人員に制約があり、総務と経理を兼ねている会社もあります。このような会社だと、会社の文房具などの備品について、同じ人が発注し、支払いを行い、会計入力も行っているということも珍しくありません。

 

 しかしながら、このような場合、架空取引や必要以上の備品を購入して横流しするというリスクがあります。

 そのため、例えば、備品類の発注の場合、注文できる取引先を決めておき(アスクル、カウネット、アマゾンビジネスなど)、そのサイトには部長のみがアクセスできるとしておき、備品類の購入依頼は経理部員ができるものの、発注は経理部長が行うという方法もあるかと思います(私案です)。

  

5.おわりに

 購買取引は、水増し請求、架空取引、横流しといった不正が発生しやすいので注意する必要があります。

 また、このような役員や従業員による不正は、再発することが多いという傾向があります。これは、このような不正が起こった後に、「今回のケースはイレギュラーなことだから」と考え、組織風土の改善が行われず、内部統制の構成要素の一つである統制環境が弱いままとなってしまっていることが原因です。

 

 このような不正では、金額が億単位となることもありますが、会社の売上や純利益の規模からみれば、相対的に小さいということもあります。しかしながら、だから会計的には大きな問題ではないとして重要視しないでいると、上記のように統制環境が脆弱なままとなってしまい、再度不正が発生するということになりかねません。

 さらに、このような不正が再発すると、会社の評判(レピュテーション)も下がってしまいます。

 

 したがって、企業のトップはこのような不正を絶対に起こさないという強い意思を持ち、強力な内部統制を構築・運用することが必要です。

 

 今回のブログが実務の参考になりましたら幸いです。

執筆者:公認会計士・税理士 森 智幸

令和元年に独立開業。株式会社や公益法人のガバナンス強化支援、公益法人コンサルティングなどを行う。

PwCあらた有限責任監査法人ガバナンス・リスク・コンプライアンスアドバイザリー部門ではガバナンスに関するアドバイザリーや財務諸表監査を行う。

これまで、上場会社の財務諸表監査・内部統制監査、アメリカ合衆国への往査、公益法人コンサルティング、海外子会社のJ-SOX支援、内部監査のコソーシング、内部統制構築支援、社会福祉法人監査などに携わる。執筆及びセミナーも多数。


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