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預金に関する内部統制|中堅・中小企業におけるポイント

公認会計士・税理士 森 智幸

KEY POINTS

  • 預金に関する不正は、預金管理と会計を同じ人が行っているなど、内部統制のデザインの不備が原因であることが多い。
  • 上場企業であっても、子会社で発生することがよく見られる。海外子会社になると、さらに注意が必要である。
  • 中堅・中小企業では人員に制約があることもあるため、内部統制のデザインについては必ずしも一般的な方法でなくてもよい。

1.はじめに

 預金も着服などの不正が発生しやすい科目です。

 預金の着服に関するマスコミ報道はよく見かけますが、現実の社会においてはそれ以上の不正が発生しているのではないかと推測されます。預金に関する不正も、多くは内部統制のデザインの不備が原因です。

 今回は、預金に関する内部統制について、特に中堅・中小企業における構築のポイントを記載いたします。

 なお、本稿は私見であることにご留意ください。

 

2.よくある不正事例

 預金でよくある不正は、役員や従業員による着服です。すなわち、会社の預金を横領し、自分のふところに入れる行為です。

 よくある方法は、会社の預金口座から自分の預金口座に不正送金するというものですが、自分の名義だとすぐに発覚してしまうので、自分で設立したペーパーカンパニーの預金口座に送金するという方法も見られます。

 次に、そのままだと帳簿残高と預金残高が一致しなくなるので、帳簿の改ざんが行われることが多くなります。残高証明書の偽造、架空の証憑の作成などを行い、帳簿残高を預金残高に一致させるというわけです。

 

3.内部統制の不備の典型例

①預金管理と会計を同じ人が行っている

 このような預金の着服は、現金のケースと同様、預金管理と会計を同一人物が行っていたというケースが非常に多く見られます。さらに、その人物が長期間、その業務を行っていたというケースも多く見られます。

 また、預金通帳と銀行印を同一の人物が管理していたというケースもよく見られます。

②子会社でよく行われる

 預金の着服は、上場企業であっても、その子会社で行われることが珍しくありません。

 上場企業はJ-SOXの対象であり、親会社自体は内部統制への意識があるものの、子会社に対してはどうしても目が届きにくいところが出てしまいます。

 さらに、海外子会社になると、地理的にも離れているので、モニタリングが手薄になりやすくなります。

 

4.構築すべき預金に関する内部統制

 現金に関する内部統制のブログでも記載したように、中堅・中小企業の場合、経理に十分な人員を充てられないという傾向があります。

 そこで、今回もこのような人員面を考慮した、中堅・中小企業における現金に関する内部統制の構築のポイントを記載します。

(1)職務の分離

①原則的な方法

 預金についても、預金を扱う出納担当者と会計の担当者は別の人にするということが原則です。

 預金管理と会計が同じ人だと、預金を着服しても、実際残高と帳簿残高を操作できてしまうからです。

 また、預金を扱う出納担当者と購買担当者を別の人にすることも原則です。

 預金を扱う出納担当者と購買担当者が同じ人だと、水増し取引や架空取引を行った場合、簡単に会社の預金を社外に流出させてしまうことができてしまうためです。

 

②人員に制約がある場合

 中堅・中小企業では人員に制約がある会社もあり、職務の分離を行えるような人数の人員を確保できないことも考えられます。

 そのような場合は、以下の方法が代替手段として考えられます(私案です)。

  • 預金通帳は経理部長が管理する(なお、紙の預金通帳の廃止(通帳レス)を進めて、通帳の現物を少なくすることも有効な手段と考えられます)
  • 会計担当が預金通帳を使用するときは、経理部長から受け取り、使用後は経理部長が通帳の記帳内容と残高を帳簿と突合してチェックする。

 さらにはATMでの入出金はすべて廃止し、全てインターネットバンキングにするという方法も考えられます。これにより、預金通帳を使う機会を減少させることができます。

 

(2)銀行印と通帳は別管理にする

 銀行印と預金通帳を同じ人が管理したり、同じ金庫に保管したりしていると、預金を引き出されるリスクがあります。また、盗難にあった場合も、銀行印と預金通帳がセットになると預金を引き出されるリスクがあります。

 そのため、銀行印と通帳は別々に管理する必要があります。

 

(3)残高証明書は預金管理者とは別の人が入手する

 残高証明書を預金担当者が入手すると、残高証明書が改ざん・偽造されるリスクがあります。特に、近年はパソコンやカラー印刷の技術が発達しているので、精巧なものを作成できるので注意が必要です。

 これを防止するためには、残高証明書は、経理担当役員や経理部長など預金担当者以外の上席が入手することが有効です。

 そして、上席は入手した残高証明書に原本確認の確認印を押印するようにします。このようにして残高証明書の原本を確実に入手する内部統制を構築する必要があります。

 

(4)銀行残高調整表を作成する

 小切手を使用している場合は、毎月、銀行勘定残高調整表を作成する必要があります。

 例えば、締後入金や未呈示小切手などがあると、帳簿残高と銀行残高証明書の金額が異なってきます。このような場合、銀行勘定残高調整表を作成し、帳簿残高と銀行残高の差異原因を把握する必要があります。

 なお、銀行勘定残高調整表の様式は自由です。

 

(5)強制休暇をとらせる

 預金を管理する人は、長期間同じ人にならないよう、定期的な人事異動を行うことがよいですが、人員に制約がある中堅・中小企業の場合、人事異動が難しいということもあります。

 この場合、現金のときと同じく、強制休暇をとらせるという方法が有効です。

 休暇中は別の人が代わりに作業することで、不正を行うことの牽制となります。また、万が一、不正を行っていた場合、早期の発見が期待されます。

 

(6)インターネットバンキングは入力者と送信者を別にする

 インターネットバンキングを使用している場合は、入力者と送信者は別の人にする必要があります。

 入力者と送信者が同じ人だと、不正送金が可能になってしまいます。そのため、入力者が作成したデータを、別の人がチェックし、個人の口座や見知らぬ会社が設定されていないかどうかを確かめる必要があります。

 

5.おわりに

 預金に関する不正は、現在においてもよく見受けられます。

 上場企業においても、特に子会社で不正が行われるケースが多く見られます。おそらく、非上場の中堅・中小企業においても、マスコミでは報道されないものの、預金に関する不正が発生している会社はあると思います。

 外から見た限りでは、そのほとんどは内部統制のデザインの不備によるところが多いと推測されますので、まずはデザインの構築を徹底することが必要であると考えられます。

 今回のブログが実務の参考になりましたら幸いです。

 

執筆者:公認会計士・税理士 森 智幸

令和元年に独立開業。株式会社や公益法人のガバナンス強化支援、公益法人コンサルティングなどを行う。

PwCあらた有限責任監査法人リスク・デジタル・アシュアランス部門ではアドバイザリーや財務諸表監査を行う。

これまで、上場会社の財務諸表監査・内部統制監査、アメリカ合衆国への往査、公益法人コンサルティング、海外子会社のJ-SOX支援、内部監査のコソーシング、内部統制構築支援、社会福祉法人監査などに携わる。執筆及びセミナーも多数。


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