Google Workspaceの魅力
世界最先端のテクノロジーが業務を変えます
新型コロナウイルス感染症の拡大防止のため、多くの企業で在宅勤務が導入されました。
今回の在宅勤務においてオンライン業務を行った結果、実は様々な業務がオンラインでもできるということが多くのビジネスパーソンに認識されました。
実は、オンライン業務は、業務そのもののプロセスを変革し、業務の効率化だけではなく業務のパフォーマンスも大きくあがるという効果があります。
実際、私もPwC Japanでのオンライン業務において、このことを強く実感しています。
当事務所もGoogle Workspaceを導入することにより、世界最先端のテクノロジーを使った業務をお客様に提供しています。
Google Workspaceとは？
Google Workspaceは、Googleが提供しているグループウェアツールです。
Google Workspaceでは、Gmail、Googleドライブ、Googleミート、Googleカレンダー、チャットといったGoogleの機能を一体として使用することができます。
これらのアプリケーションは無料版でも使用できますが、当事務所が契約しているGoogle Workspaceは有料版であり、Googleによる強固なセキュリティにより情報の安全性が保証されています。
導入事例につきましてはGoogleのこちらのページをご覧ください。
日本の有名企業も次々と導入し、業務の効率化を行っています。
オンライン化のメリット
業務をオンライン化すると、業務を行う場所や時刻の制約が小さくなるので、柔軟な業務スケジュールの設定が可能となります。
また、今般では新型コロナウイルス感染症の感染リスクを低くすることができるというメリットがあります。
Googleミートでビデオ会議
Google WorkspaceにはGoogleミートというビデオ会議機能があります。
Googleミートでは、顔が画面に映るだけではなく、画面固定により、自分のパソコン画面をお互いに共有することができます。
画面固定を活用すれば、お互いが同時にエクセルやワードで作成した資料やインターネット画面を見ながら質疑応答を行うことができ、従来の電話やメールを使用したやり取りよりも、大幅に業務が効果的かつ効率的となります。
質疑応答もチャットで
これまでは、質疑応答はメールで行うことが主流でしたが、Googleチャットを使えば、メールよりも簡単に質疑応答を行うことができます。
チャットでは、メールのように件名、挨拶文などは不要です。また、スマートフォンでもやり取りできますので、これまでよりも早い対応が可能となります。
資料の送受信もGドライブ上で
これまで資料の送受信には主にメールやファイル送信サービスが使用されてきました。しかしながら、メールやファイル送信サービスは誤送信のリスクや情報漏えいのリスクがあります。
一方、Google Workspaceでは、この資料の送受信はGoogleドライブ上で行います。これによって、誤送信や情報漏えいのリスクは格段に低いものとなります。
遠方の方ともご契約が可能に
オンライン化すると、遠隔地の方ともご契約することが可能となります。
これまでも、京都からは遠方の都道府県の方から「近くに相談できる先生がいないので・・・」という理由で、お電話やメールでご質問を受けてきています。
しかし、オンライン化すれば、Googleミートなどの活用で遠方の方とも業務を行うことができます。
移動や宿泊も大幅に減少しますので、交通費負担も少なくなりますし、業務もお互いに空いている時間に設定すればよいので、柔軟なスケジュール設定が可能となります。
ファイル共有による情報共有
Google Workspaceでは、ファイル共有もできます。
例えば、Googleスプレッドシートでスケジュール表や資料の受渡し管理表を作成し、お客様と当事務所で情報共有することも可能です。
従来だと、これらのファイルはエクセルで作成し、メールでお送りするという方法が一般的でしたが、この方法だとどれが最新のファイルなのかが不明になる、リアルタイムでの情報共有ができないという問題がありました。
しかしながら、Googleスプレッドシートでは、このような問題をクリアできますので、お互いの情報の認識誤りのリスクを低下させることができます。