働き方改革~経理業務効率化支援業務

京都で経理業務効率化支援なら森 智幸 公認会計士・税理士事務所

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月次決算、期末決算が早く締まるようサポートいたします!


 月次決算、期末決算の早期化を目指している会社様は多く見られます。

 当事務所では、主に京都市の卸売業や小売業を対象に、会社の経理業務プロセスを検証し、その改善案を提案すると同時に、自動仕訳の導入支援、ERPの構築支援、RPAの導入支援などを行い、経理業務の効率化支援を行っています。

 決算の遅延にお悩みの方は、どんなことでも結構ですのでお気軽にご相談ください。

月次決算が翌月8営業日で締まるようになり、残業もゼロに!


 実際の事例ですが、振替伝票、総勘定元帳などを手作業で作成していたため、月次決算が翌々月になっても締まらない状態だったものの、会計ソフトの導入や自動仕訳の導入を進めた結果、月次決算が翌月8営業日までには締まるようになり、残業も発生しなくなった、という事例があります(詳細は「税務弘報」(中央経済社)2020年1月号に記載した私の執筆記事「顧問先への自動仕訳システム導入支援」をご参照ください)。

 

 月次決算が遅れがちで毎月の経営会議に財務資料の提出が間に合わない、期末決算がなかなか締まらず最終利益の確定が遅延する、黒字だと思っていたのに決算を終えると赤字だった、ということをご経験されている会社様もあると思います。

 確かに、経理部の人員が不足がちという事情はありますが、工夫次第で経理業務は効率化でき、決算スピードは早くなります。

  

 それでは、経理業務を効率化するためのポイントについて見ていきます。

1.経理業務効率化のポイント


(1)会計・税務ソフト及び周辺ソフトの導入

 当然といえば当然ですが、会計ソフトや税務ソフトは導入する必要があります。

 IT化が発達した現代では多くの会社等が会計・税務ソフトを導入されていますが、依然として導入されていない会社等もあります。

 会計・税務ソフトは経理業務効率化のためには必須なので、導入されていない場合は検討されることが望まれます。

 また、販売管理ソフト、勤怠管理ソフト、給与計算ソフトの導入も効果的です。これらと会計ソフトをつなぐことで、以下の「②自動仕訳の導入」の下地ができます。

(2)自動仕訳の導入

「税務弘報」2020年1月号
「税務弘報」2020年1月号

 現代は、会計に関するITの発達により自動仕訳の導入も進んでいます。

 自動仕訳とは文字通り自分で仕訳を入力しなくても会計ソフトにおいて自動的に仕訳が計上される仕組みです。私が見たところ、この自動仕訳については、中小企業や非営利法人では意外に知られていないようです。

 自動仕訳にはいくつかの種類がありますが、販売管理ソフト、給与計算ソフトといった業務ソフトと連携することで、手作業による仕訳入力の時間を大きく削減することができます。 

 

 私はこの自動仕訳の導入について「税務弘報」(中央経済社)2020年1月号の特集記事に寄稿いたしました。

 タイトルは「税理士事務所にとって業務拡大の機会に~顧問先への自動仕訳システム導入支援」です。

 自動仕訳システムの導入事例や自動仕訳システム導入時の注意点などについて記載しています。

「税務弘報」2020年1月号のページはこちらです。Amazonでもバックナンバーを購入できます。

 

 

(3)業務プロセス・決算プロセスを可視化する

 販売プロセス、購買プロセス、給与計算プロセス、財務プロセスといった業務プロセス、経理業務における決算プロセスといったプロセスについて、どのような手順になっているのか、またどのようなコントロールが設けられているのかをフローチャートや文書の形でいまいちど確認する必要があります。

 このような手順を可視化と表現しますが、これはそれまである意味ブラックボックス化していた業務プロセスを客観的に見ることで、それまで気づかなかった問題点や改善点を洗い出すことが目的です。これにより、二度手間になっている作業や行わなくてもよい作業が明らかになります。このようにいわばムダな作業を明らかにして、この作業をなくしていけば経理業務の効率化につながります。

2.当事務所が行う業務


(1)業務プロセスの調査

 まず、業務プロセスや決算プロセスを可視化することから始めます。

 そのためには、具体的に以下の業務を行います。

  1. 内部統制を含む業務プロセス、決算プロセスについて各担当の方にヒアリングします。
  2. 主要な業務プロセス(販売、購買、給与、財務など)についてウォークスルー(ある取引の始まりから終わりまでについて、証憑や伝票を追跡調査する手法)を行います。
  3. フローチャートを作成されていない会社様については、ヒアリングやウォークスルーの結果を基に、フローチャートを作成します。
  4. 業務の流れにおいて、経理業務の遅延の原因となっている部分を洗い出します。内部統制の不備も洗い出します。
  5. 調査結果について、問題点や改善案を記載した調査報告書を作成・提出して、会社様とディスカッションを行います。

(2)新業務フローの策定

  1. 会社様とのディスカッションの結果に基づいて、改善後の業務フロー案を作成します。
  2. 改善後の業務フローでは、どの部分を自動化すればよいのかという点についても明らかにします。
  3. 新業務フロー案を提示し、業務上の問題がないかどうかを、各業務担当者も交えて確認します。
  4. 各業務担当者のご意見に基づき、新業務フローの修正を行います。 

(3)内部統制の不備の改善

  1. 新業務フローに基づいて、内部統制の不備についてデザインの改善作業を行います。
  2. 改善後、継続的に運用されているかどうかについて、運用評価テストを行って確認します。

(4)自動仕訳導入支援

  1. 新業務フローで、自動仕訳やRPAを導入して自動化するほうがよいと決定したプロセスについて、複数の候補業者を選定します。
  2. 複数の候補業者に対して、プロポーザルの案内状を送ります。
  3. 候補業者からの回答について、書類審査を行います。
  4. 書類審査を通過した候補業者に来社していただき、提案内容などについてプレゼンテーションを行っていただきます。
  5. 会社様の審査により、業者を選定します。

 なお、候補業者の審査については、当事務所は関与しません。審査は会社様のみで行います。

3.業務の工程例


 この工程は自動仕訳を導入する場合の例です。

 自動仕訳を導入するにあたっては、①業務プロセスの把握と改善を行うこと、そして②どのプロセスを自動仕訳化するのかを明確にしておくことが必要です。

 業務プロセスの調査を行ったあとは、現状の業務プロセスの問題点や改善案について内部統制調査報告書を作成いたします。

 体制としては、私を含む公認会計士3人~5人程度のチームにより業務を実施します(会社の規模が大きく業務プロセスも複雑な場合、チームの人数も増員します。)

 なお、報酬につきましては、1人日10万円(別途消費税等)に人日数を乗じた金額となります。

4.プロポーザルの重要性


 当事務所は、特定の会計ソフト会社様や業務ソフト会社様とのつながりはございません。

 当事務所としましては、「税務弘報」2020年1月号にも記載したとおり、複数のソフト会社様にお集まりいただき、プロポーザルを行っていただくことで、クライアントである会社様に最適なソフトをご選択いただくという方針です。

 これは、会社様の業種や会社文化などは多種多様であり、その会社様にあったソフトをご選択していただくのが最適であるためです。ソフトとの相性も様々ですし、ソフトの操作方法の相性も会社によって変わってきます。

 特に、導入後のアフターフォロー体制がどのようになっているかを確認しておくことは重要です。というのは、新システムを導入した場合、必ずと行ってよいほどバグが生じます。このときに、迅速的に対応してもらえるのかどうかを過去の実績などを聞きながら判断する必要があります。

 そこで、複数のソフト会社様と比較検討を行っていただき、自動仕訳の進め方や、導入後のアフターフォロー体制などをお確かめいただいたうえで、慎重に導入していただくという方針です。

5.顧問税理士の先生はそのままで結構です


 すでに顧問税理士の先生がおられる会社様も多いと思います。

 当事務所は、顧問税理士の先生とのご契約はそのまま続けていただくという方針です。

 そのため、顧問税理士の先生とはお互いに協力するという関係で、当事務所はあくまで経理業務効率化支援業務のみを行ってまいります。

 従って、現在、顧問税理士の先生がおられる会社様につきましては、そのまま続けてご契約ください。